How to Create a Laptop Loaner Program

Rester à jour avec les dernières avancées technologiques est la clé pour gérer une entreprise prospère. La technologie est l'un des aspects les plus importants de toute entreprise, et elle devient chaque année plus répandue dans le monde de l'entreprise. La pandémie de COVID-19 a rendu la technologie encore plus importante, car de plus en plus d'employés sont passés au travail à distance. Lorsque les employés doivent collaborer principalement via le chat vidéo, le courrier électronique et le partage de fichiers, les ordinateurs portables deviennent le principal mode de communication et de diffusion d'informations.

Certaines personnes n'ont pas accès aux appareils et comptent sur leur lieu de travail pour les fournir, tandis que d'autres ne sont pas autorisées à utiliser des ordinateurs portables personnels à des fins professionnelles. Les employés peuvent avoir besoin d'emprunter des ordinateurs portables pour de nombreuses raisons. Ils peuvent avoir besoin d'utiliser un ordinateur portable pour terminer leur travail après les heures normales de travail s'ils n'ont pas le bon appareil ou les bons programmes à la maison. Dans d'autres cas, les employés peuvent avoir besoin de travailler à distance en raison d'un horaire hybride ou d'une maladie contagieuse.

Les employés peuvent même avoir besoin d'emprunter des appareils au bureau pour les utiliser à leur bureau ou entre ou pendant les réunions. Un programme de prêt d'ordinateurs portables est pratique pour les employés qui se rendent souvent à d'autres endroits pour rencontrer des collègues et des clients. Mise en place d'un programme de prêt d'ordinateurs portables pour vos employés peut augmenter considérablement la productivité.

Avantages d'un programme de prêt d'ordinateurs portables

Un programme efficace de prêt d'ordinateurs portables peut aider les employeurs à prêter des ordinateurs portables et d'autres appareils, tels que des tablettes ou des téléphones, afin que les employés puissent effectuer les tâches qui leur sont assignées, même à domicile ou en déplacement. La mise en place d'un programme de prêt d'ordinateurs portables vous permet d'établir des règles d'utilisation des appareils, de suivre les appareils et d'aider vos employés à travailler efficacement. Un programme de prêt d'ordinateurs portables offre aux entreprises les avantages suivants :

Productivité et efficacité accrues
Options de travail à distance simplifiées
Accès à un ordinateur portable pour les heures supplémentaires
Accès à un ordinateur portable pour les employés en déplacement
Accès aux fichiers, programmes et Internet nécessaires lorsque les appareils habituels sont temporairement indisponibles
Des espaces de travail organisés
Solutions de recharge simples et rapides
Réduction de la propagation des germes
Mises à jour logicielles sans fil

Mettez en place un programme efficace de prêt d'ordinateurs portables pour vos employés afin de réduire les interruptions de travail et d'augmenter la productivité. Avant de prêter des appareils à des particuliers, créez un système qui fonctionne pour vous et les personnes qui empruntent des appareils en tenant compte des étapes suivantes :

1. Configurez des filtres pour bloquer le contenu distrayant

Certains sites Web contiennent du contenu inapproprié ou préjudiciable, et d'autres sites Web peuvent distraire les employés de leurs tâches quotidiennes. Avant de prêter des appareils, installez des filtres qui bloquent les sites Web inappropriés ou improductifs afin de protéger les personnes et d'assurer le bon fonctionnement des appareils. Le blocage des sites Web de médias sociaux tels que Facebook et Instagram peut empêcher les employés de perdre du temps pendant les heures de travail.

2. Installez les programmes nécessaires et le logiciel anti-malware

Les employés ont souvent besoin de certains programmes pour s'acquitter de leurs responsabilités quotidiennes. Le courrier électronique, le stockage de fichiers, le traitement de données, le traitement de texte et d'autres programmes sont essentiels pour de nombreuses entreprises. Que vous prêtiez des appareils aux employés quotidiennement ou au besoin, assurez-vous d'installer les programmes nécessaires pour éviter les problèmes techniques et les retards. Vous pouvez même choisir d'installer des programmes qui suivent la productivité et les URL des sites Web. Cela peut vous aider à surveiller les sites Web sur lesquels vos employés passent du temps et leur productivité tout au long de la journée.

Il est également important d'installer un logiciel anti-malware pour empêcher les virus et autres contenus nuisibles de corrompre les appareils pendant que les employés naviguent sur Internet. Un logiciel anti-malware analysera régulièrement les appareils à la recherche de virus potentiels. Les logiciels anti-malware sont essentiels car ils protègent contre les virus nuisibles qui pourraient endommager les appareils ou permettre aux pirates de voler des informations sensibles.

3. Configurer des comptes et des mots de passe

Avant de rendre les appareils disponibles, créez les comptes appropriés pour votre administrateur et vos employés. Un compte administratif peut fournir un accès complet et des privilèges à vous et aux autres membres du personnel de direction, et vous pouvez le protéger avec un mot de passe fort. Vous pouvez également créer des comptes et des mots de passe forts pour les employés afin de leur donner accès aux programmes appropriés, ou ils peuvent définir et mettre à jour leurs propres mots de passe pour protéger toute information personnelle.

4. Établir des règles et des délais

Établissez des règles et des politiques afin que les employés sachent clairement comment, quand et où ils peuvent utiliser les appareils. Assurez-vous que les employés savent comment utiliser les appareils de manière sûre et responsable. Vous pouvez leur fournir des politiques à signer afin qu'ils comprennent les règles et sachent qui est responsable de tout vol ou dommage.

Établissez des délais appropriés pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde quant au moment où ils peuvent ramener les appareils à la maison et quand ils doivent les rendre. Vous pouvez attribuer à chaque employé un ordinateur portable qu'il peut utiliser à tout moment de l'année, ou vous pouvez limiter l'emprunt d'appareils à deux semaines à la fois et établir des dates de retour spécifiques.
La durée d'utilisation des ordinateurs portables de prêt en dehors du travail dépend de vous. Pensez au nombre d'appareils dont vous disposez et au nombre dont vous avez besoin pour vos employés. Considérez le nombre d'ordinateurs portables dont vous avez besoin au bureau tout au long de la journée. Établissez vos délais préférés avant de prêter des appareils pour éviter toute confusion ou manque de technologie lorsque vous en avez besoin pour être disponible au bureau.

5. Expliquez aux employés comment prendre soin des appareils

En plus de fournir des politiques à suivre par les individus, vous devez également vous assurer qu'ils savent comment entretenir correctement les appareils. La mise en œuvre d'un programme à emporter signifie que les gens n'utiliseront pas toujours les appareils sous votre supervision, ce qui les rendra plus vulnérables aux dommages.

Fournissez des conseils pour prévenir les dommages et assurez-vous que chacun connaît les bonnes façons de transporter, de stocker et de charger les appareils en dehors du lieu de travail. Vous pouvez afficher des rappels sur le mur près des tours d'appareils au bureau ou fournir des manchons de protection aux employés pour transporter les appareils vers et depuis la maison. Cela aidera les appareils à durer plus longtemps, ce qui permettra à votre entreprise d'économiser de l'argent au fil du temps.

6. Protégez les informations sensibles

Avant de prêter des appareils aux employés, vérifiez que les disques durs ne contiennent pas d'informations sensibles. Il est également important de rappeler aux employés d'éviter de stocker des informations sensibles sur les appareils. Tout appareil qui se connecte à Internet rend les informations vulnérables au vol et à l'exposition. Assurez-vous que vos employés comprennent qu'ils ne doivent utiliser les appareils qu'à des fins professionnelles et qu'ils sont responsables de toute information sensible compromise. Formez les employés sur la façon de protéger les données sensibles, de stocker et d'envoyer des fichiers en toute sécurité et de préserver la confidentialité tout en travaillant à domicile.

7. Créer une méthode de connexion/déconnexion

Sachez à tout moment où se trouvent les appareils et qui en détient la responsabilité. Un moyen simple de le faire est de créer un système de connexion et de déconnexion qui enregistre qui prend un appareil et quand il le rend. Ce système aide les individus à rester responsables de leurs ordinateurs portables empruntés et vous aide à suivre les appareils s'ils disparaissent.

8. Gardez vos appareils organisés

Avec un espace de travail organisé, les employés peuvent travailler efficacement dans leur environnement de travail. Les chariots pour ordinateur portable traditionnels et autres solutions de stockage prennent beaucoup de place et bloquent les allées avec des cordons encombrants. Considérer tours de stockage d'appareils verticaux qui nécessitent moins d'espace. Les tours d'appareils verticales occupent un espace minimal afin que votre espace de travail reste ouvert. Vous pouvez même les fixer au mur ou opter pour des tours roulantes selon vos besoins.

Vous pouvez également choisir des tours d'appareils distinctes pour éviter les embouteillages lorsque plusieurs personnes doivent retourner des appareils. De plus, fournir un stockage avec des câbles USB qui restent bien en place peut aider les employés à placer leurs appareils dans les bons espaces pour éviter les objets égarés ou non chargés. Garder le stockage de votre appareil organisé vous fera gagner du temps et de l'espace.

9. Rationalisez votre stratégie de recharge

Les multiprises et les cordons emmêlés peuvent transformer n'importe quel espace de travail en désordre. Optez pour une tour d'appareils avec une bande USB et des câbles USB sécurisés pour gestion des câbles sans entretien afin que vos employés ne perdent pas de temps à associer les cordons d'alimentation aux appareils. Les blocs d'alimentation portables peuvent charger des appareils dans l'espace de travail et en déplacement, et les cordons USB facilement accessibles permettent une charge rapide et efficace.

Lorsque les employés peuvent localiser rapidement les cordons d'alimentation et remettre leur appareil à sa place, ils auront plus de temps pour les tâches professionnelles. Ils n'ont pas le temps de chercher les cordons d'alimentation et peinent à ranger les appareils. Gagnez du temps avec une tour de recharge simplifiée.

10. Réduire la propagation des germes

La maladie réduit la productivité car les employés doivent prendre plus de jours de congé lorsqu'ils tombent malades. C'est particulièrement un problème pendant la saison du rhume et de la grippe, et les germes peuvent se propager rapidement dans les espaces de bureau. Gardez les appareils aussi propres que possible pour empêcher les employés de propager des germes. Vous pouvez utiliser une petite quantité d'eau distillée et des chiffons doux non pelucheux pour essuyer les écrans de l'appareil. Évitez d'utiliser des nettoyants pour surfaces ou vitres sur les écrans des appareils, car ils peuvent endommager l'écran, mais vous pouvez les utiliser sur d'autres surfaces de l'appareil.

Les chiffons en microfibre fonctionnent bien pour nettoyer les appareils. Étant donné que la poussière peut s'accumuler sur les appareils, vous devez également garder une bombe d'air comprimé à portée de main pour éliminer la poussière des bouches d'aération et des claviers. De plus, les lingettes désinfectantes peuvent tuer les virus et les bactéries, mais vous devez les utiliser avec précaution lors du nettoyage des surfaces de l'appareil.

Les surfaces antimicrobiennes peuvent également aider à réduire la propagation des germes. L'utilisation d'un dispositif de stockage antimicrobien aide à éliminer les germes et les bactéries. Les tours d'appareils avec peinture en poudre antimicrobienne tuent et ralentissent la croissance des micro-organismes tels que les virus, les bactéries et les champignons. Ce revêtement n'élimine peut-être pas tous les micro-organismes, mais il perturbe leur croissance et les empêche de se propager.

Prévenez la contamination croisée en fournissant des plateaux de stockage individuels pour empêcher les employés de toucher les mêmes surfaces et faciliter la distanciation sociale. Essayez de diviser le stockage de votre appareil avec deux tours distinctes pour éviter l'encombrement, gagner du temps et encourager davantage la distanciation sociale.

11. Fournir un support technique

Des problèmes techniques sont inévitables. Les programmes peuvent mal fonctionner, les appareils peuvent se bloquer ou se verrouiller, et ils peuvent se déconnecter d'Internet. Fournissez des conseils de dépannage et formez les employés à résoudre les problèmes de base de manière indépendante, mais offrez une assistance en cas de besoin. L'accès au support technique permet aux employés de recevoir de l'aide pour des problèmes plus difficiles. Faites savoir aux employés qui ils peuvent contacter lorsqu'ils ont besoin d'aide pour des problèmes techniques et quand cette assistance est disponible. Cela peut aider à libérer le personnel de support technique pour d'autres problèmes et tâches.

12. Gardez une trace de vos appareils

Gardez une trace des appareils pour éviter les pertes et les vols tout en minimisant le contact avec les surfaces. Il est facile pour les gens d'égarer ou d'oublier de retourner des appareils, en particulier dans les grands bureaux. Dans certains cas, le vol peut même se produire. C'est pourquoi vous devez vérifier régulièrement que vous comptez tous les appareils. Les tours de stockage d'appareils peuvent aider à organiser les ordinateurs portables afin que vous puissiez facilement en tenir compte à tout moment. Par exemple, le Tour de stockage PowerGistics TECHHUB6 a une porte à concept ouvert pour des appareils facilement visibles et une serrure à clé pour une protection optimale.

Le stockage ouvert des appareils vous permet de comptabiliser visuellement tous les appareils sans toucher ni ouvrir les portes en permanence. Les tours USB Powergistics permettent un déploiement d'appareils sans contact qui ne nécessite que de tourner une clé pour accéder ou verrouiller vos appareils. Vous pouvez surveiller visuellement les appareils à tout moment, même si la tour est verrouillée, pour vous assurer que tous les appareils sont pris en compte et se chargent correctement. Cela réduira le stress et vous donnera plus de temps à consacrer à d'autres tâches essentielles.

Rationalisez votre programme de prêt d'ordinateurs portables avec PowerGistics

Vous voulez fournir à vos employés les outils dont ils ont besoin pour réussir. Étant donné que les ordinateurs portables et autres technologies peuvent être coûteux, il est important de créer un programme de prêt d'ordinateurs portables qui protège les appareils et profite aux utilisateurs et peut faire économiser de l'argent à votre entreprise. Un système efficace permet aux gens d'emprunter et de retourner des appareils en toute sécurité et rapidement. Les employés ayant un horaire hybride peuvent facilement emporter leur ordinateur portable à la maison pour travailler à distance, et les personnes qui assistent à des réunions consécutives peuvent saisir un ordinateur portable en se rendant à la salle du conseil. Les programmes de prêt d'ordinateurs portables sont pratiques.

Échangez vos chariots d'ordinateurs portables encombrants et vos cordons d'alimentation emmêlés contre une tour d'appareils qui vous permet de stocker et de recharger vos appareils sans effort. Offrez-vous la tranquillité d'esprit avec un système de stockage que vous pouvez surveiller et gérer avec un minimum de contacts. Chez PowerGistics, nous fournissons aux entreprises des tours d'appareils qui permettent d'économiser de l'espace, du temps et de l'argent. Avec les tours de déploiement divisées PowerGistics, les employés peuvent facilement replacer leurs appareils dans l'espace de charge approprié sans démêler les cordons ni s'entasser les uns autour des autres.

Nos systèmes de charge de qualité maintiennent les appareils chargés et prêts pour les travailleurs en déplacement. Avec des bornes de recharge efficaces, les employés peuvent gagner du temps avec des ordinateurs portables chargés et prêts à l'emploi chaque matin. Les employés n'ont plus à perdre de temps à attendre le démarrage de leur ordinateur, le chargement des fichiers et la synchronisation des appareils. Les bornes de recharge PowerGistics peuvent mettre à jour sans fil les ordinateurs portables afin que les employés aient un accès immédiat aux mises à jour et aux dernières versions logicielles.

Optimisez votre espace de bureau, réduisez l'encombrement et suivez facilement les appareils pour un environnement de travail favorable. Nos tours de recharge gardent les bureaux organisés et leurs cordons d'alimentation faciles à utiliser permettent de gagner du temps afin que les gens puissent travailler efficacement et augmenter la productivité. Rationalisez votre programme de prêt d'ordinateurs portables avec des tours à concept ouvert qui gardent les appareils en sécurité à la fin de la journée et facilement accessibles lorsque vous en avez besoin.

Un programme de prêt d'ordinateurs portables peut augmenter considérablement la productivité de vos employés, générant ainsi plus de revenus pour votre entreprise. Créez un programme de prêt d'ordinateurs portables efficace avec des tours d'appareils qui permettent aux employés de stocker et de charger des appareils avec un minimum d'effort. Contactez PowerGistics pour demander un prix et parcourez notre large sélection de bornes de recharge innovantes.

Lectures complémentaires

Avantages et inconvénients de l'achat d'ordinateurs portables d'entreprise pour vos employés

7 façons d'utiliser la technologie pour améliorer la productivité au travail

Tendances de la technologie de bureau

Qu'est-ce qu'un horaire de travail hybride ?

9 façons d'assurer la sécurité des employés au bureau

6 façons d'améliorer la productivité de votre équipe informatique