9 Ways to Keep Employees Safe in the Office

Veiligheid op kantoor is altijd een belangrijk onderdeel van de werkplek geweest, maar sinds de COVID-19-pandemie is het creëren van een veilige werkomgeving belangrijker dan ooit. Na maanden van kantoorsluitingen in een worstelende arbeidsmarkt, staan veel mensen te popelen om met enig gevoel van normaliteit weer in een routine te stappen.

Hoewel veel werkplekken en hun werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk willen, moeten werkgevers een veilig plan voor terugkeer naar het werk hebben voordat ze de overstap van online naar persoonlijk werk maken.

Een veilige werkomgeving creëren

Het belang van een veilig kantoor

Veilige kantoorruimte is om vele redenen belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers. Ten eerste verlaagt veiligheid op kantoor de kans op letsel en ziekte, wat de gezondheid van werknemers beschermt en werkgevers bespaart op de extra kosten die gepaard gaan met letsel of ziekte op de werkplek. specifiek, studies schatten werkgevers betalen wekelijks bijna $1 miljard voor directe compensatiekosten van werknemers, zoals compensatiebetalingen, medische kosten en juridische servicekosten.

Met betrekking tot persoonlijke veiligheid tegen letsel en ziekte op het werk, kunnen veilige werkomgevingen het ziekteverzuim van werknemers verminderen, omdat werknemers minder ziektedagen zullen opnemen en zich op hun gemak zullen voelen om naar hun werk te komen zonder angst voor onreine werkruimten. Dit kan op zijn beurt de productiviteit en de werknemersrelaties een boost geven.

Manieren om werknemers veilig te houden op kantoor

Het idee van persoonlijke veiligheid drastisch veranderd tijdens de coronaviruspandemie, waardoor de acties die bedrijven moeten nemen om werknemers veilig en werkplekken schoon te houden, veranderen.

Verschillende loopbaangebieden hebben verschillende kantoren en apparatuur om mee te werken, waardoor elk kantoor uniek is in de specifieke manieren waarop ze hun werknemers kunnen beschermen. Ondanks deze verschillen zijn er verschillende dingen die alle werkgevers kunnen doen om de veiligheid en netheid te vergroten.

Hier zijn negen manieren om werknemers veilig te houden op kantoor tijdens de tijd van COVID-19:

1. Ken de aanbevolen werkwijzen voor veiligheids- en gezondheidsprogramma's.

Alle werkgevers dienen zich vertrouwd te maken met de Richtlijnen voor veiligheids- en gezondheidsprogramma's vrijgegeven door het Amerikaanse ministerie van arbeid Occupational Safety and Health Administration (OSHA). De OSHA heeft deze instructies gespecificeerd om bedrijven te helpen verwondingen en ziekten op de werkplek te voorkomen, de naleving van wetten te verbeteren, de kosten te verlagen, werknemers te betrekken, de bedrijfsdoelen te verbeteren en de bedrijfsvoering te vergroten.

Bedrijven moeten deze informatie ook aan werknemers verspreiden door werknemers lijsten met bronnen voor COVID-noodsituaties te verstrekken en werknemers op de hoogte te stellen van eventuele updates door de Centra voor ziektebestrijding en -preventie (CDC) en OSHA. Door een open communicatielijn tussen werkgevers en werknemers te houden, ontstaat een gevoel van vertrouwen en ontstaat er een relatie die werknemers aanmoedigt om contact op te nemen met vragen of zorgen over de veiligheid op de werkplek tijdens COVID-19.

2. Identificeer risico's door middel van een gevarenbeoordeling.

De eerste stap bij het opstellen van een veiligheidsplan voor werknemers is het uitvoeren van een: Job Hazard Analyse (JBZ). Het doel van de JBZ-tool is om een onderzoek van alle kantoortaken uit te voeren en eventuele gevaren die verband houden met het kantoor te identificeren. Hoewel bedrijven dit misschien vóór de uitbraak van het coronavirus hebben gedaan, vereisen de nieuwe omstandigheden als gevolg van de pandemie dat bedrijven hun veiligheidsplannen opnieuw moeten evalueren. Hierbij kan het gaan om het controleren op zaken die voorheen geen probleem waren.

Voordat werknemers naar kantoor mogen terugkeren, moeten werkgevers de gevaren beoordelen die vaak voortvloeien uit het langdurig leeg staan van een gebouw, waaronder knaagdieren of ongedierte, schimmels, problemen met het watersysteem of stilstaand water en gevaren voor elektriciteit of bedrading.

3. Bepaal of werknemers veilig persoonlijk kunnen werken of dat het bedrijf moet vertrouwen op thuiswerken.

Voordat bedrijven een kantoor kunnen voorbereiden op persoonlijk werk, moeten ze bepalen of werken op een kantoor levensvatbaar is of dat het een te groot risico is. Afhankelijk van het type bedrijf en de beschikbare kantoorruimte is er mogelijk geen haalbare manier om kantoren veilig te maken voor alle werknemers.

Als kantoren niet genoeg ruimte hebben voor alle werknemers om veilig sociale afstand van elkaar te houden, moeten bedrijven een thuiswerkschema (WFH) of een hybride WFH-schema opstellen waarmee verschillende werknemers op verschillende dagen persoonlijk werk kunnen bijwonen. Uit de Pulse of the American Worker Survey blijkt dat 68% van de werknemers gelooft dat hybride werk het perfecte model is, en dat 87% van de mensen minstens één dag thuiswerk per week wil.

4. Bereid kantoorruimtes voor voordat werknemers weer aan het werk gaan.

De eenvoudigste manier om kantoren te optimaliseren voor veiligheid is door: het meubilair en de vloerindeling aanpassen voor sociale afstand. De CDC beveelt aan om een afstand van twee meter tussen mensen aan te houden, dus werkgevers moeten meubels en werkruimtes zo organiseren dat deze ruimte tussen werknemers mogelijk is. Een andere overweging is dat kantoren zithoeken en niet-essentiële voorzieningen die gebieden met veel verkeer stimuleren, verwijderen.

Voordat werkgevers terugkeren naar kantoor, is het ook belangrijk dat werkgevers hun luchtfiltratie en ventilatiesystemen. Verhoogde luchtfiltratie bevordert schonere lucht en verbeterde ventilatiesystemen verhogen de luchtstroom in bezette ruimtes, waardoor het risico op verspreiding van het coronavirus afneemt. Ook moeten degenen in kantoren met ramen natuurlijke ventilatie overwegen door ramen te openen om de binnenlucht te verdunnen met buitenlucht.

Het gebruik van ultraviolet-C (UVC) lampen, ook wel kiemdodende lampen genoemd, kan ziektekiemen en bacteriën in de lucht, het water en op vaste oppervlakken helpen elimineren. Specifiek, één studie gevonden dat negen minuten blootstelling aan UVC-licht het coronavirus zou kunnen inactiveren. Uit een ander onderzoek bleek dat een specifieke UVC-lamp 99,7% van het levende coronavirus in 30 seconden verminderde.

Een andere, meer simplistische manier om de veiligheid op kantoor te bevorderen, is door het gebruik van labels en borden. Het ophangen van borden kan werknemers eraan herinneren veiligheidsmaatregelen in acht te nemen, zoals de juiste technieken voor het wassen van de handen en het dragen van een masker. Vloermarkeringen en getapete lijnen kunnen ook wijzen op de juiste sociale afstand en het definiëren van gebieden die verboden zijn voor werknemers.

Als werknemers al naar kantoor zijn teruggekeerd, moeten werkgevers de tijd na het werk of in het weekend gebruiken om kantoorruimten voor te bereiden op de veiligheidsprocedures die nodig zijn voor een gezonde werkomgeving. Deze eenvoudige stappen kunnen werkgevers helpen hun werknemers veilig, gezond en efficiënt te laten werken.

5. Stel operationele procedures vast voor de dagelijkse operaties.

COVID-19 heeft veel aspecten van het dagelijks leven veranderd, van de manier waarop mensen communiceren tot de voorzorgsmaatregelen die ze nemen om ziektekiemen te vermijden. Deze veranderingen worden ook doorgevoerd in het personeelsbestand. Om te voorkomen dat werknemers letsel of ziekte oplopen, moeten bedrijven dagelijkse werkprocedures vaststellen.

Hoewel bedrijven eerder ontsmetting hadden moeten toepassen, handhaafden veel plaatsen de juiste reinheidstactieken niet strikt. Vanwege hoe besmettelijk en ernstig het coronavirus is, is het van vitaal belang voor werkgevers om high-touch oppervlakken te reinigen en te desinfecteren en werknemers aan te moedigen hetzelfde te doen. Bedrijven moeten kantoorpersoneel voorzien van ontsmettingsmiddel en andere schoonmaakproducten en het juiste gebruik van schoonmaakbenodigdheden bevorderen om de verspreiding van ziekten te voorkomen.

Werkplekken moeten ook gezondheidscontroles voor werknemers bieden, inclusief het meten van de temperatuur van alle werknemers bij binnenkomst en willekeurige screeningtests voor mogelijke asymptomatische personen. Als een werknemer koorts heeft of tekenen vertoont van het coronavirus, moeten werkgevers een procedure hebben om hiermee om te gaan, waarin ziekteverzuim en compensatie worden uitgelegd.

6. Ontwikkel een noodplan voor het uitbreken van infectieziekten.

Het hebben van een plan voor het geval er een noodsituatie uitbreekt, is van cruciaal belang om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen of te verminderen. Omdat COVID-19 zeer besmettelijk is en zich verspreidt via nauw contact of ademhalingsdruppels van een geïnfecteerd individu, kunnen mensen die nauw samenwerken het coronavirus gemakkelijk verspreiden.

Het maken en volgen van een plan voor de mogelijke uitbraak van infectieziekten op kantoor kan helpen om onderbrekingen in de doorstroming van de werkplek te voorkomen, absenties te verminderen, bedrijfsplannen op schema te houden en externe werknemers in staat te stellen hun rol in het bedrijf voort te zetten. Volgens de OSHA, moeten bedrijfsnoodplannen rekening houden met hoe werknemers kunnen worden blootgesteld aan COVID-19, niet-beroepsmatige risico's, hun individuele risicofactoren en controles die nodig zijn om deze risico's aan te pakken. Dit kan inhouden dat medewerkers worden aangemoedigd om de juiste hygiënetechnieken toe te passen, het gebruik van gedeelde producten ontmoedigen en schoonmaak- en ontsmettingsproducten leveren.

Aanbevelingen om de workflow tijdens een uitbraak van het coronavirus zo consistent en normaal mogelijk te houden, zijn onder meer het opleiden van werknemers om de taken van verschillende banen uit te voeren, het creëren van een schema met een hybride werkmodel of gespreide diensten en het beperken van het aantal extern personeel in een Oppervlakte.

7. Wijzig alle procedures die niet werken.

Ideeën kunnen in theorie soms beter zijn dan in de praktijk. Bedrijven moeten niet bang zijn om feedback van werknemers te accepteren. Ze moeten ook op de hoogte blijven van nieuwe informatie van de CDC en OSHA om het beleid bij te werken, afhankelijk van de federale richtlijnen en regionale uitbraken.

8. Stimuleer het stellen van prioriteiten op het gebied van gezondheid.

Prioriteit geven aan gezondheid en schone werkplekken zijn belangrijke onderdelen van het creëren van een veilige werkomgeving tijdens een pandemie. Hoewel het misschien basiskennis en etiquette lijkt om schoon te blijven en de verspreiding van ziektekiemen te voorkomen, wordt het steeds belangrijker voor werknemers om ijverig eenvoudige dingen te doen om ziekte en de verspreiding van ziekten te voorkomen.

Enkele voorbeelden van gemakkelijke dingen waar werkgevers hun werknemers aan moeten herinneren, zijn de juiste technieken voor het wassen van de handen, het afvegen van alles wat ze aanraken en het ontsmetten van veelgebruikte voorwerpen.

Een ander belangrijk onderdeel van het minimaliseren van de verspreiding van COVID en andere ziekten is: werknemers aanmoedigen om thuis te blijven als ze ziek zijn. Hoewel het misschien niet optimaal is om werknemers ziek te laten zijn voor schijnbaar kleine symptomen, zal dit voor werkgevers lastiger worden als iemand op het werk komt terwijl hij ziek is met het coronavirus en collega's besmet. Omdat de ziekte zich zo snel kan verspreiden, is het beter om alle zieke werknemers thuis te laten blijven totdat ze door een negatieve test kunnen bewijzen dat ze het coronavirus niet hebben.

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) zijn een andere manier om een gezonde werkplek te bevorderen. PPE omvat gezichtsmaskers of ademhalingstoestellen, schilden, veiligheidsbrillen, handschoenen en schoenovertrekken. Afhankelijk van het soort baan en de hoeveelheid interactie met anderen, kunnen werknemers verschillende beschermingsniveaus nodig hebben, afhankelijk van hun functievereisten. Als onderdeel van hun JBZ moeten werkgevers bepalen wie welke persoonlijke beschermingsmiddelen moet dragen en die uitrusting aan individuen ter beschikking stellen.

9. Handhaaf de regels vanaf het begin.

Als werkgevers alle regels die zijn opgesteld voor hun beschermingsplan tegen de verspreiding van COVID-19 meteen strikt handhaven, is de kans groter dat werknemers deze richtlijnen volgen. Kort nadat de regels zijn vastgesteld, zal het toepassen van deze preventiestrategieën een tweede natuur zijn voor werknemers, waardoor de werkplek een veilige ruimte wordt.

Medewerkers opleiden

Opleiden van medewerkers over het belang van COVID-19-preventiestrategieën is een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat een bedrijf effectief en veilig kan blijven presteren. Medewerkers leren hoe belangrijk het is om de nieuw ingevoerde regels na te leven, is misschien moeilijk, maar door te benadrukken dat bedrijven alleen open kunnen blijven en werken door te voldoen aan deze nieuwe richtlijnen en wetten, kunnen werknemers worden aangemoedigd om meer open-minded met de veranderingen om te gaan.

Herhaal hoe bescherming tegen de verspreiding van ziekten essentieel is om bedrijven open te houden en werknemers in staat te stellen hun werk te blijven doen. Als werkgevers deze punten benadrukken, kunnen werknemers de ernst van de pandemie en de gevolgen ervan voor de economie beter begrijpen.

Belang van verandering

Door werknemers te informeren over de verschillende manieren om het coronavirus te verspreiden, kunnen individuen hygiënische praktijken in hun dagelijks leven toepassen, wat zich vertaalt in een veiligere werkplek en veiligere buitenomgevingen. Hoewel gezondheid en veiligheid altijd prioriteit hebben gehad, heeft de verspreiding van COVID-19 een nieuwe betekenis gegeven aan ontsmetting en netheid.

De werkplek, de economie en zelfs de wereld is sterk veranderd als gevolg van de pandemie. Het omarmen van deze veranderingen is een noodzakelijk onderdeel om van zo'n schok af te komen. Daarom moeten mensen deze dagelijkse veranderingen in de komende dagen blijven toepassen, zodat ze een omgeving kunnen creëren die beter en veiliger is dan in pre-pandemische tijden.

Vraag een offerte aan