Pros and Cons of Buying Company Laptops for Employees

Nu steeds meer bedrijven de positie van hun werknemers verschuiven naar een volledig remote of hybride manier van werken, zijn flexibiliteit en mobiliteit nog nooit zo belangrijk geweest. Desktops bieden echter zelden de draagbaarheid die werknemers nodig hebben om deze overstap te maken en hun eigen thuiswerkroutine te creëren. Laptops en tablets worden essentieel voor werknemers die op afstand werken of hun tijd verdelen tussen kantoor en andere locaties.

Upwork heeft onlangs een onderzoek uitgevoerd waaruit bleek dat van de 1.000 eigenaren van kleine bedrijven, 41.8% werken nog steeds op afstand in 2021. De meeste mensen die vanuit huis werken, werken het liefst op een laptop, omdat ze hierdoor de online toegang hebben die ze nodig hebben om hun werk overal te kunnen doen. De beslissing om bedrijfslaptops voor werknemers aan te schaffen is een enorme investering, dus is het de kosten waard? In posities als deze moeten bedrijven mogelijk de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen om hun keuze te bevestigen om bij desktops te blijven of om elke werknemer een laptop te geven.

Laten we de positieve en negatieve factoren bekijken van het kopen van bedrijfslaptops voor iedereen voordat we een beslissing nemen!

Bedrijfslaptops Voordelen

Niemand wil een gigantische desktopcomputer heen en weer slepen van kantoor, vooral als het bedrijf een nieuw hybride WFH-schema begint. Nu meer mensen op afstand werken, overwegen veel bedrijven de beslissing om: ruil desktops van medewerkers in voor laptops om de veiligheid en het schaderisico te verminderen als bedrijfseigendommen uit het kantoor worden meegenomen. Van de draagbaarheid tot het ondersteunen van toegang, privacy en productiviteit: IT en werknemers zijn het er allemaal over eens dat er genoeg positieve redenen zijn om op het werk over te stappen van desktops naar laptops.

Producten voor laptops

Mobiliteit

De kleine, draagbare kenmerken van een laptop maken het het perfecte apparaat om mee te reizen, of dat nu op kantoor of thuis is. De meeste kleine apparaten passen in een aktetas of rugzak - en dankzij de kleine functies is het gemakkelijk om op elk plat oppervlak te staan, zoals een salontafel. Een desktop heeft een groter oppervlak nodig zoals een legitiem bureau en is niet zo gemakkelijk te verplaatsen. Bovendien betekent de levensduur van de batterij van een laptop dat u deze niet constant aangesloten hoeft te houden, in tegenstelling tot een desktop, die constant toegang tot een stopcontact vereist.

Naast fysieke mobiliteit is een van de voordelen van zakelijk gebruik van een laptop is toegang tot Wi-Fi en Bluetooth-connectiviteit. Het is gemakkelijk om overal verbinding te maken met een laptop, verbinding te maken met internet en aan de slag te gaan. Deze toegankelijkheid maakt het hebben van laptops ideaal voor werknemers die off-site werken of dagelijks heen en weer reizen van het kantoor. Laptops geven werknemers toegang tot bestanden, e-mails en andere belangrijke documenten tijdens brandoefeningen of krappe deadlines, zelfs wanneer ze thuis of niet achter hun bureau zitten.

Verhoogde productiviteit

Laptops maken ook de productiviteit op kantoor efficiënter. In plaats van bijvoorbeeld ineengedoken rond een desktopscherm te zitten, kan een werknemer een laptop oppakken en naar het bureau van een andere collega brengen voor een snelle discussie en hem alles in realtime laten zien. Als gevolg hiervan bespaart dit op de hoeveelheid papier die op kantoor wordt afgedrukt, omdat ze toegang hebben tot hun kleinere, draagbare scherm - of ze kunnen hun documenten elektronisch wegsturen van hun bureau. Ze kunnen deze mogelijkheid ook gebruiken om presentaties te delen tijdens vergaderingen door hun laptops aan te sluiten op HDMI-kabels of dockingstations in een vergaderruimte, waardoor de gebruikelijke wachttijd die nodig is om alles aan het begin van vergaderingen te laden, wordt verkort. Plus, het opzetten oplaadtorens op kantoor maakt het voor werknemers gemakkelijker om hun laptops volledig op te laden voordat ze onderweg zijn.

Laptopcomputers maken het gemakkelijker om taken op kantoor en ook thuis uit te voeren. Werknemers kunnen verbonden blijven met hun bestanden en communiceren met hun team zonder tijd te verspillen aan het opnieuw downloaden van documenten en inloggen op hun accounts. Ze kunnen deelnemen aan vergaderingen, bestanden delen en hun dagelijkse taken voortzetten alsof ze het kantoor nooit hebben verlaten.

Alles-in-één aankoop

De kleine maar krachtige laptop wordt geleverd met alles wat je nodig hebt om productief te zijn, alles in één simpele aankoop. Het apparaat bevat alles, dus IT hoeft geen extra computeraccessoires zoals toetsenborden, computermuizen, ethernetsnoeren of extra opladers uit te delen. Desktops vereisen meer add-ons, afhankelijk van het bedrijf en wat ze van bepaalde werknemers nodig hebben. Een ontwerpteam zou bijvoorbeeld veel baat kunnen hebben bij een laptop met aanraakscherm, zodat ze eenvoudig afbeeldingen en afbeeldingen kunnen manipuleren met slechts een aanraking. Een desktop zonder touchscreen en een muis maakt het ontwerpproces moeilijker.

Als een bedrijf toch besluit over te stappen op laptops, hoeft het IT-team er alleen voor te zorgen dat iedereen is uitgerust met de juiste programma's en software. Na een snelle download op hun laptop hebben werknemers dezelfde toegang tot al hun programma's en servers als op een normale desktopcomputer. Deze minimale installatie vereist niet eens dat de laptop is aangesloten op grote torens of extra draden - wat de overgang snel, eenvoudig en stressvrij maakt voor alle betrokkenen.

IT ondersteuning

Wat IT betreft, kan het team van een bedrijf gemakkelijk problemen met laptops ondersteunen en helpen, vooral als ze allemaal hetzelfde zijn. IT begrijpt het bestaande systeem en weet het probleem sneller op te lossen dan iemand die zijn persoonlijke laptop meebrengt. Werknemers die verbonden zijn met de servers van het bedrijf kunnen IT overal op hun computer laten werken: op kantoor, thuis of ergens anders op locatie. Dus in plaats van dat een medewerker een helpdeskticket opent en wacht tot de IT zijn bureau op kantoor bezoekt, kan de IT in realtime werken om op afstand toegang te krijgen tot een laptop of de medewerker fysiek zijn laptop naar de IT-afdeling laten brengen. Door het heen en weer tussen bureaus te elimineren, kan IT efficiënter en met minder stress werken.

Als er een ernstiger probleem is met de laptop van een werknemer, oplaadtorens maak het de werknemer gemakkelijk om zijn apparaat af te zetten en een ander op te halen. Deze contactloze oplossing is ontworpen om onnodig contact tijdens koude- en griepseizoenen of drukke uren voor het IT-team te verminderen of te elimineren. Werknemers hoeven niet te wachten tot hun laptop is gerepareerd - ze kunnen gewoon een andere met dezelfde functies pakken, inloggen op hun privé-bedrijfsaccount en binnen de kortste keren aan de slag gaan.

Privacy

Er is een extra gevoel van veiligheid dat wordt geleverd door werknemers hun eigen bedrijfslaptops te geven om op te werken. Bedrijven die computers leveren, vermijden het probleem van hun werknemers hun eigen privé-apparaten meenemen. Het aansluiten van persoonlijke laptops op bedrijfsservers kan leiden tot beveiligingsproblemen zoals datalekken en hacks. Door iedere medewerker een bedrijfslaptop te geven, worden de juiste beveiligingsmaatregelen genomen.

Vanuit een ander perspectief krijgen werknemers ook hun eigen privacy door hun eigen laptops te hebben. Natuurlijk zijn ze verantwoordelijk voor de zorg voor hun computer, maar ze kunnen het apparaat overal mee naartoe nemen waar ze zich prettig bij voelen: thuis, in een coffeeshop of zelfs onderweg. Dankzij de vrijheid van een laptop kunnen ze ingelogd blijven op belangrijke accounts en websites zonder het risico van een inbreuk op de beveiliging. Uiteindelijk bespaart het hebben van dit type toegang hen tijd omdat de computer hun wachtwoorden en inloggegevens kan onthouden zonder dat ze zich elke keer hoeven aan te melden.

Bedrijfslaptops Nadelen

Zoals met alles, hebben laptops hun eigen uitdagingen. Hoewel de meeste bedrijven dagelijks met zeer weinig problemen werken, zijn draagbare apparaten misschien niet de beste optie of geschikt voor sommige bedrijven. Houd de beslissing evenwichtig door de kleine nadelen van het kopen van laptops voor alle werknemers te bekijken voordat u tot een conclusie komt.

Kleinere schermen

Laptops worden traditioneel gebouwd met kleinere schermen om ze gemakkelijker mee te nemen. Sommige werknemers die afhankelijk zijn van grotere schermen om documenten te bekijken of met ontwerpprogramma's te werken, kunnen het kleinere scherm echter lastig vinden om te navigeren. Grotere schermen kunnen gunstig zijn voor sommige werknemers die op details moeten letten of door lange lijsten met gegevens of codering moeten bladeren.

Als laptops nog steeds de beste keuze zijn, zijn er tal van manieren om medewerkers de schermruimte te geven die ze nodig hebben. Laptopdocks kunnen worden gekocht voor mensen die hun bestanden en browsers naar een groter scherm willen overbrengen - sommige bieden zelfs de mogelijkheid om beide schermen tegelijk te gebruiken. Anders kan het in het voordeel van het bedrijf werken om grotere desktopschermen aan te schaffen voor de werknemer die een grotere ruimte nodig heeft om zijn dagelijkse taken uit te voeren.

Lastige reparaties

Kleinere apparaten zijn misschien gemakkelijker mee te nemen, maar door hun dunne, fragiele ontwerp zijn ze nog gemakkelijker te beschadigen dan een desktop. Interne en externe onderdelen zijn mogelijk moeilijker te vinden voor laptops vanwege hun formaat. Of het nu gaat om een kapot scherm of een probleem met de harde schijf, er moeten mogelijk aangepaste onderdelen van over de hele wereld worden verzonden om één probleem op te lossen. De uitdaging om een kapotte laptop te repareren kan gepaard gaan met extra kosten waar bedrijven geen budget voor hebben bij het kopen van apparaten voor iedereen. Om deze reden zal het vertrouwen op een oplaadtoren ervoor zorgen dat alle laptops worden verzorgd en verzorgd. Als er een probleem is, kan een dagelijkse beoordeling van de apparaten eventuele schade registreren en oplossen voordat het probleem verergert.

Verbindingsproblemen

Als het gaat om het werken met laptops, is de productiviteit maar zo goed als de wifi-verbinding. Werknemers moeten overal waar ze willen werken een betrouwbare internetverbinding hebben - dagelijkse problemen zonder een sterke verbinding kunnen leiden tot het missen van deadlines of fouten in gedeelde bestanden. Veel nieuwere laptops hebben geen ethernetpoorten omdat mensen denken dat hun internetverbinding sterk genoeg zal zijn om hun werkbelasting en serververbinding te weerstaan. Als er om wat voor reden dan ook een wifi-probleem is, heeft de werknemer geen back-up om toegang te krijgen tot sommige functies van zijn laptop, zoals internet en e-mail.

Met een desktop is er altijd een optie beschikbaar om aan te sluiten op een ethernetkabel. Als laptops nog steeds de beste optie lijken voor een bedrijf, zijn er haalbare opties voor aanpassing. Ethernet-poortadapters zijn beschikbaar - dit apparaat wordt aangesloten op de USB-poort van uw laptop en stelt u in staat handmatig verbinding te maken met wifi.

Beveiligingsbedreigingen

Het is niet altijd gemakkelijk om werknemers met laptops te vertrouwen. Zodra ze het kantoor verlaten met een laptop, is er een groter risico dat deze op elk moment verloren of gestolen kan worden. Dit is een risico dat bedrijven zelden lopen door desktops aan te bieden - ze zijn gewoon te groot. De lichtgewicht, strakke ontwerpen van laptops lijken misschien handig om onderweg te werken, maar werknemers moeten verantwoordelijk genoeg zijn om hun kleinere laptopcomputers bij te houden, vooral op openbare plaatsen.

Bedrijven die privé-informatie voor klanten verzamelen of belangrijke gegevens bewaren, kunnen zien dat laptops een verplichting zijn. Als iemand de laptop van een werknemer zou stelen, zou dat een inbreuk op de beveiliging van het bedrijf zijn. Dit risico is voor sommige bedrijven te groot om te nemen. Er is echter een oplossing voor deze con. Volg de verblijfplaats van bedrijfslaptops door werknemers te vragen hun apparaten in en uit te loggen terwijl ze in een oplaadtoren. Een logboek helpt iedereen bij het bijhouden van de inventaris van laptops die de hele dag beschikbaar zijn - hoewel werknemers buiten het kantoor nog steeds verantwoordelijk moeten zijn voor hun apparaten, zal deze methode hen aanmoedigen om extra op bedrijfseigendommen te letten.

duurdere optie:

Over het algemeen tellen vervangende onderdelen, adapters, extra schermen en sterkere beveiligingssoftwareprogramma's de prijs van een laptop op. Het is misschien een alles-in-één aankoop, maar als een laptop gerepareerd of vervangen moet worden, wordt het al snel de duurdere optie. Of het nu gaat om het verzenden van specifieke onderdelen van over de hele wereld of het kopen van grotere schermen voor een specifiek team in het bedrijf, laptops kunnen beginnen te lijken op de minder favoriete optie. Nadat u heeft nagedacht over alle zorg en verantwoordelijkheid die bij de zorg voor een laptop hoort, moet u beslissen of de voordelen opwegen tegen de nadelen in uw individuele situatie.

Bespaar tijd en ruimte met PowerGistics

Na nadenken over de voor- en nadelen over hoe het verstrekken van laptops voor iedereen de verantwoordelijkheid van werknemers, IT-zorg en het bedrijfsbudget beïnvloedt, is het tijd om een beslissing te nemen. Een cruciaal actiepunt dat nodig is bij het maken van de overstap van desktops naar laptops, is het bijhouden van hoeveel er zich op een bepaald moment van het bedrijfsterrein bevinden. Laat PowerGistics helpen u tijd en ruimte te besparen met hun innovatieve laadtorens. Berg alle ongebruikte laptops horizontaal op in de sleuven van de Tower en houd ze opgeladen totdat een medewerker hem moet uitloggen en meenemen. Werknemers kunnen hun tijd maximaliseren door hun laptops in een mum van tijd aan de praat te hebben. De Towers zijn voorzien van draadloze updatemogelijkheden, zodat medewerkers overdag geen tijd hoeven te verspillen. Geen rommelige kabels en kwijtgeraakte apparaten meer - werknemers kunnen hun laptops, tablets en mobiele telefoons veilig in de Tower opbergen en opladen zonder hun eigen oplader op te geven.

Of medewerkers nu thuis of op kantoor werken, iedereen heeft een plek nodig om zijn laptop op te bergen. Laat PowerGistics helpen u bij het organiseren van uw bedrijfslaptopsysteem om werk van hoge kwaliteit te creëren, zowel op kantoor als daarbuiten.